Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta tuli voimaan 1.1.2020. Raaseporin kaupunki työskentelee tiedonhallinnan parissa ja päivittää tätä sivua tarvittaessa.
Kuvaus asiakirjojen julkisuudesta ja tarkoituksesta
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on toteuttaa julkisuusperiaatetta. Kuvauksen tulee olla jokaisen tiedonhallintayksikön (Raaseporin kaupunki) ylläpitämä tiedonhallintalain mukaisesti.
Kuvaus on keino auttaa Raaseporin kaupungin asukkaita kohdentamaan tietopyyntönsä oikein (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta § 13).
Kuvauksessa selostetaan yleisellä tasolla, kuinka Raaseporin kaupungin tiedonhallinta toimii.
Raaseporin kaupungin asiarekisteri ja tiedonhallinta
Raaseporin kaupungin asianhallintarekisteri sisältää metatietoa eli tietoa asianhallintajärjestelmässä, kaupungin operatiivisissa järjestelmissä ja paperiarkistoissa käsiteltävistä asioista.
Raaseporin kaupungin tietovarannot ja käyttötarkoitus
Raaseporin kaupungin tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.
Arkistojen kuvaus
Arkistolla tarkoitetaan asiakirjojen ja tietojen tallentamista.
Raaseporin kaupungilla on useita eri arkistoja, jotka koostuvat pidempään ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja tiedoista.
Loogiset tietovarannot
Tietovarannot ovat eri lähteistä peräisin olevien tietojen kokoamista ja voivat sisältää henkilötietoja.
Lisätietoja henkilötietojen hallinnasta ja Raaseporin kaupungin ylläpitämistä erilaisista henkilötietojen tietokokoelmista löydät täältä:https://www.raseborg.fi/fi/etusivu/kaupunkitietoa/tietosuoja/
Tietoaineistojen avoin saatavuus teknisen rajapinnan kautta
Tietovarannot eivät ole tällä hetkellä saatavilla teknisten rajapintojen kautta.
Asiakirjojen ja tietojen antaminen
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisten julkisista asiakirjoista.
Pyynnön esittäminen on tehtävä mahdollisimman täsmällisesti asiakirjan löytämisen helpottamiseksi.
Valtuuston ja kaupunginhallituksen asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee kaupunginsihteeri.
Lautakunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee toimialajohtaja.
Tietosuoja-asetuksen ja erityislainsäädännön mukaisia tietoja sisältäviä asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisevat kaupungin tietosuojavastaava, toimialojen tietosuojayhdyshenkilöt sekä konsernilakimies tai kaupunginlakimies.
Henkilötietoihin liittyviä tarkastus- ja oikaisupyyntöjä voi tehdä suoraan Raaseporin verkkosivuilla olevan digitaalisen lomakkeen kautta vahvalla tunnistuksella tai tulostettavalla lomakkeella.
Muut pyynnöt osoitetaan kaupungin sähköpostiin raasepori@raasepori.fi tai kirjallisesti PL 58, 10611 Raasepori.
Raaseporin kaupunki työskentelee tiedonhallinnan parissa ja päivittää tätä sivua tarvittaessa.
Päivitetty: 27.03.25