Allmänt om behandling av personuppgifter i Raseborgs stad
Registeransvarig
Raseborgs stad
Raseborgsvägen 37, 10650 Ekenäs
019 289 2000
raseborg@raseborg.fi
Raseborgs stads dataskyddsombud
Förvaltningsplanerare Johanna Söderlund förnamn.efternamn@raseborg.fi
Ett dataskyddsombud är en organisationsintern sakkunnig, som följer behandlingen av personuppgifter och ger hjälp vad gäller efterlevnaden av dataskyddsbestämmelserna.
Stadens dataskyddsgrupp
dataskydd@raseborg.fi
Dataombudsmannen övervakar att dataskyddslagstiftningen iakttas i Finland. Mer information om dina dataskyddsrättigheter finns på dataombudsmannens webbplats tietosuoja.fi.
Raseborgs stad upprätthåller ett flertal personregister som behövs för att producera tjänster inom stadens olika sektorer. Registren kan bland annat innehålla personuppgifter som namn, postadress, telefonnummer och elektroniska adresser. Olika säkerhetsnivåer beaktas beroende på uppgifternas art.
Varje register innehåller endast de uppgifter som är nödvändiga för just den tjänsten. Varje register har en ansvarsperson. Åtkomst till registret har endast de anställda på staden som behöver registret i sitt arbete. Raseborgs stad har tydliga instruktioner för hur personuppgifter får användas för att förhindra missbruk.
Raseborgs stad har dataskyddsbeskrivningar för varje register. Frågor om dessa riktas till dataskyddets e-postadress. Mer information om hur staden hanterar uppgifter inom olika områden hittas längre ned på sidan.
Raseborgs stad följer med personuppgifternas livscykel. Uppgifterna raderas, anonymiseras, pseudonymiseras eller minimeras, då de inte längre är aktuella. Det finns speciallagstiftning som styr bevaringstiden för personuppgifter och behandlingar. Raseborgs stad utbildar kontinuerligt sin personal i dataskyddsrelaterade frågor. Arkivering för historik och statistik utförs.
Syfte och behandling av personuppgifter
För att samla in personuppgifter måste något av dessa kriterier uppfyllas.
- ett samtycke av den registrerade
- ett avtal
- en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige
- skydd av vitala intressen
- en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller offentlig makt
- ett berättigat intresse hos den personuppgiftsansvarige eller en tredje part.
Då Raseborgs stad samlar personuppgifter, rör det sig ofta om rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige eller en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller offentlig makt. Beroende på insamlingsgrund uppfylls olika kriterier för den registrerades rätt att få tillgång till personuppgifterna.
Förutom dataskyddsförordningen och dataskyddslagstiftningen finns det speciallagstiftning som styr stadens behandling av personuppgifter.
Utlämnande av uppgifter
Personuppgifter används för information mellan staden och kunden samt för produktion av tjänster. Personuppgifter lämnas ut till övriga myndigheter endast där så krävs med stöd av lag, myndighetsbeslut eller kommunalt samarbete. Personuppgifter lämnas inte ut till övriga aktörer om så inte har överenskommits på ett tydligt sätt med kunden på förhand.
Vissa av Raseborgs stads personregister finns hos utomstående leverantörer som staden köper tjänster av, exempelvis inom ekonomiförvaltning och bildning. Raseborgs stad är registeransvarig för dessa och staden uppgör separata avtal med varje leverantör. Avtalen förbjuder att leverantören använder registren till andra syften än de som staden och leverantören kommit överens om. Vi försäkrar oss om att våra avtalspartners följer de dataskyddsprinciper som lagstiftningen förutsätter.
Raseborgs stad utför ingen profilering av kunder på basis av lagrade personuppgifter.
Tekniska lösningar
Raseborgs stad utvecklar kontinuerligt sina tekniska lösningar för att motsvara dataskyddsförordningens krav.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att få bekräftelse på att uppgifter behandlas eller inte behandlas samt i mån av möjlighet få tillgång till personuppgifterna.
Registrerade har rätt att kräva att uppgifterna korrigeras och kompletteras utan ogrundat dröjsmål.
Registrerade har rätt att, om kriterierna uppfylls, kräva att uppgifter begränsas eller avlägsnas.
Registrerade har rätt att invända mot behandlingen av personuppgifter.
OBS! En registrerad kan inte utöva alla rättigheter i alla situationer. Situationen påverkas till exempel av, på vilken grund personuppgifterna behandlas.
Den registrerade har rätt att lämna in klagomål hos tillsynsmyndigheten, dataombudsmannens byrå.
Information
Information och dataskyddet sker i första hand via stadens webbplats: www.raseborg.fi
Om det förekommer ett intrång, en läcka eller någon annan dataskyddsrisk i något av de register som Raseborgs stad ansvarar för, ska det omedelbart meddelas till stadens dataskyddsombud som vid behov informerar tillsynsmyndigheten inom tre dygn från och med att händelsen upptäckts.
På Dataskyddsombudsmannens byrå finns mer information om dataskyddsrelaterade frågor.
Kontakt
Stadens dataskyddsgrupp:
Om du har frågor gällande dataskydd, är du välkommen att kontakta stadens dataskyddsgrupp på dataskydd@raseborg.fi
Raseborgs stads dataskyddsombud:
Förvaltningsplanerare Johanna Söderlund, förnamn.efternamn@raseborg.fi
Stadens telefonväxel:
+358 19 289 2000
Sändning av sekretessbelagda och känsliga handlingar:
Skyddad e-post är ett säkert sätt att sända känsliga uppgifter.
Skicka ett Turvaposti-meddelande: https://www.turvaposti.fi/meddelande/fornamn.efternamn@raseborg.fi
Mer information om hantering av personuppgifter i Raseborgs stad
Här hittas information om olika personuppgiftssamlingar i Raseborgs stad. För mer information, kontakta stadens dataskyddsgrupp.
